Protocolo de utilizacão do canal ético VivaGym
 

1. INTRODUÇÃO E DEVER DE COMUNICAÇÃO

O VivaGym (a seguir designado, VG) rejeita qualquer situação em que possam ocorrer violações da lei, das normas internas e da ética empresarial, incluindo fraudes financeiras ou contabilísticas, assédio, intimidação, tratamento discriminatório de colaboradores ou de terceiros, burla aos clientes, tratamento desleal de concorrentes ou comportamentos inadequados que afectem o desenvolvimento profissional dos colaboradores. Este tipo de conduta é inaceitável na VG e podem afetar seriamente a realização o desenvolvimento dos objectivos da empresa e dos seus trabalhadores, bem como as relações destes últimos com os primeiros.

Com o objetivo de detetar e prevenir a existência de condutas potencialmente contrárias a estes princípios, e em conformidade com a Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da União, o VivaGym disponibiliza a todos os seus trabalhadores, prestadores de serviços e fornecedores um canal ético através do qual qualquer situação irregular pode ser reportada: , Uma eventual irregularidade ou ato contrário aos princípios da atividade empresarial responsável ou a quaisquer outras regras internas aplicáveis;

• Uma eventual irregularidade relacionada com questões contabilísticas, de auditoria e/ou de controlo interno sobre questões de informação financeira;
• ▪Uma possível irregularidade ou ato ilícito.

O canal está acessível 24 horas por dia, 7 dias por semana, através de um formulário Web. As denúncias podem ser feitas de forma anónima, se assim o desejar, ou, se preferir, pode incluir dados de contacto. As informações recolhidas na denúncia serão tratadas de forma segura e confidencial.

2. PRINCÍPIOS QUE REGEM A UTILIZAÇÃO DO CANAL DE ÉTICA

2.1 Comunicações no canal

(a) Comunicações que podem ser efectuadas através do canal ético

Os actos ou omissões que possam constituir infracções do direito da União Europeia, desde que se enquadrem no âmbito de aplicação dos actos da União enumerados no anexo da Diretiva (UE) 2019/1937, as infrações ao direito penal, administrativo e laboral português, as infrações aos regulamentos internos da VG (incluindo Políticas, Estatutos, Regulamentos de Funções e Práticas de Atendimento, bem como o protocolo interno de conduta no domínio das operações relacionadas com o intragrupo, entre outros), bem como qualquer outra infração ao sistema jurídico que afecte diretamente ou prejudique o interesse geral constituem factos que podem ser comunicados através do canal.

Qualquer risco de incumprimento regulamentar em que a VG incorra na sua atividade e que seja considerado insuficientemente coberto ou quaisquer recomendações para melhoraria do sistema de cumprimento regulamentar da VG podem também ser comunicados através do canal de ética.

Além disso, as questões relativas à aplicação de uma determinada regra interna da VG, à comunicação de um determinado acontecimento ou ao facto de um determinado acontecimento ser comunicável podem também ser colocadas através do canal de ética.

(b) ATENÇÃO – AVISO IMPORTANTE: As comunicações que não devem ser efectuadas através do canal ético

O Canal de Ética não pode ser utilizado como caixa de sugestões que não estejam relacionadas com a melhoria do nível de conformidade no âmbito da VG não tolerará a sua utilização para este fim. Da mesma forma, o Canal de Ética não deve ser utilizado para reclamações que não estejam relacionadas com o cumprimento da regulamentação no âmbito da VG. A título de exemplo, apresentam-se a seguir possíveis factos que não devem ser comunicados através deste meio:

• Queixas ou reclamações relacionadas com as condições de trabalho ou contratuais aplicáveis a trabalhadores individuais ou a grupos de trabalhadores, exceto se puderem envolver um comportamento pouco ético ou ilegal (por exemplo, empregar pessoas sem contrato de trabalho).
• Reclamações ou queixas formuladas pelos segurados/sócios relativamente ao contrato de seguro que devem ser apresentadas ao Serviço de Atendimento ao Cliente da VG.
• Meros rumores, boatos, comentários ou juízos de valor que não estejam de forma alguma relacionados com um comportamento não éticos ou ilegais (por exemplo, opiniões pessoais de trabalhadores, clientes, fornecedores, etc.).

2.2 Confidencialidade das comunicações efetuadas através do canal ético

Os dados pessoais comunicados através do Canal só podem ser acedidos pelo gestor do Canal de Ética e pelo responsável pela proteção de dados.

As pessoas que têm acesso aos dados pessoais devem garantir sempre a confidencialidade dos relatórios recebidos, o cumprimento da regulamentação aplicável em matéria de proteção dos dados pessoais, a salvaguarda dos direitos fundamentais das pessoas em causa e o respeito pela legislação laboral em vigor.

Serão aceites denúncias anónimas, sem prejuízo da necessidade de estabelecer um método de contacto com o denunciante para cumprir a regulamentação de proteção de denunciantes. No entanto, recomendamos que as denúncias não sejam anónimas, uma vez que o anonimato dificulta a recolha de informações adicionais, se necessário, por parte do Gestor do Canal. Em qualquer caso, os dados pessoais comunicados através do Canal de Ética são confidenciais.

A confidencialidade implica que, em princípio, apenas as pessoas acima enumeradas poderão conhecer a identidade dos queixosos e dos arguidos e as informações fornecidas nas queixas, exceto com o consentimento expresso do queixoso ou quando for necessário partilhar estas informações com pessoas específicas para tomar medidas disciplinares ou quando se tratar de uma obrigação necessária e proporcionada imposta pela legislação nacional ou da União Europeia no contexto de uma investigação das autoridades nacionais ou no âmbito de um processo judicial. O denunciado nunca terá acesso aos dados pessoais do denunciante, exceto com o consentimento deste ou se tal for necessário para efeitos de um processo judicial, afim de salvaguardar o direito de defesa do denunciante.
 

2.3 Proteção dos autores de denúncias contra a retaliação

O VG dará a devida proteção a todas as pessoas que façam ema queixa de boa fé, de acordo com as regras constantes do presente Manual, e sempre em conformidade com a Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da União. Específicamente, no VG:

1. Nenhuma pessoa que faça uma denúncia de boa fé pode ser despedida, sofrer acções disciplinares ou ser prejudicada na sua relação de trabalho ou promoção em resultado dessa integridade.
2. A VG investigará, para efeitos disciplinares, qualquer tipo de ameaça ou situação de discriminação, assédio ou outras medidas negativas de carácter formal ou informal de que seja vítima o queixoso de boa-fé ou pessoas que lhe sejam próximas. Quando estesfactos possam constituir um crime, a VG poderá levá-los ao conhecimento das autoridades competentes.
    

2.4 Utilização fraudulenta do canal ético

O canal ético VG deve ser utilizado de forma responsável. A comunicação de factos falsos ou de factos que não estejam em conformidade com os princípios de utilização deste canal pode constituir uma violação da boa fé que deve reger as relações laborais e pode resultar em sanções disciplinares e outras consequências legais.

A VG não tolerará a utilização indiscriminada do Canal de Ética para fins diferentes dos previstos no presente Manual ou os previstos na Diretiva (UE) 2019/1937 e na regulamentação aplicável, e actuará de imediato contra os denunciantes que, de má fé, violem as disposições contidas no presente Manual.

3. COMO FUNCIONA O CANAL ÉTICO

3.1 Recolha e análise factual

As denuncias podem ser apresentadas através da nossa página https://www.vivagym.com/ onde receberá um número de identificação e a sua palavra-passe pessoal para aceder ao sistema. Não se esqueça de o escrever e de o guardar. Este número de identificação serlhe-á pedido para que possa acompanhar o estado da queixa apresentada através do sistema e, se necessário, fornecer informações adicionais.

(*) A receção das denúncias efectuadas através de um formulário web é realizada através de um prestador de serviços externo, Everyday Software, S.L. («Fatorial»). Este prestador oferece as máximas garantias de confidencialidade, proteção de dados e sigilo das comunicações, bem como uma garantia adicional no caso de o denunciante desejar manter o anonimato.

Ao entrar, ser-lhe-á pedida uma série de dados, necessários para poder fazer o acompanhamento:

1. Nome e apelido do denunciante (desde que não tenha sido escolhida uma denuncia anónima); 
2. Endereço de correio eletrónico para o qual as comunicações podem ser enviadas;
3. Relação do denunciante e do denunciado com a VG;
4. Descrição da denuncia a apresentar;
5. Alguns campos para especificar o objeto da denuncia;

3.2 Tratamiento da denuncia

No prazo de 7 dias de calendário, a VG acusará a receção da denuncia ao denunciante.

Se necessário, podem ser-lhe solicitados esclarecimentos e/ou informações adicionais. Depois de apresentar a sua denuncia, receberá um número de identificação que lhe permitirá acompanhar o estado da mesma.

O objetivo do inquérito é determinar a veracidade dos factos comunicados, se estes constituem uma violação das regras internas ou da lei e a identidade da(s) pessoa(s) responsável(eis).

Todo o inquérito é confidencial.

O inquérito não deve durar mais de 3 meses a contar da data de receção da denúncia, exceto em casos de especial complexidade, em que pode ser prorrogado por um período máximo de 3 meses.

Após a conclusão da investigação interna, a VG decidirá se ocorreu uma infração e, em caso afirmativo, tomará as medidas adequadas.

Por último, o resultado da investigação efectuada deve ser comunicada ao denunciante atempadamente, a menos que existam circunstâncias que tornem aconselhável manter confidenciais as conclusões alcançadas.
 

4. CONFLITO DE INTERESSES

A apresentação de uma denuncia que afecte diretamente pessoas que possam participar ativamente na gestão do canal de ética terá como consequência a sua exclusão automaticamente da gestão do canal de ética. Assim, a pessoa que é objeto da denuncia não pode participar na investigação, na decisão final da investigação ou na adoção da sanção.

5. REGISTO DE RECLAMAÇÕES

O registo das denuncias e do seu tratamento (denuncias recebidas, quer sejam aceites ou rejeitadas) será gerido pelo VG e incluído para efeitos de conservação, a fim de fornecer provas do funcionamento do sistema de conformidade do VG.

O registo da denuncia deve dispor de níveis de proteção adequados para impedir a manipulação e garantir um acesso restrito. Apenas o Gestor do Canal de Ética poderá introduzir dados no registo e ter acesso ao mesmo.
 

6. ARMAZENAMENTO DAS DENUNCIAS RECEBIDAS E TRATAMENTO DOS DADOS COMUNICADOS

As denuncias recebidas serão tratadas e conservadas com a máxima confidencialidade e respeitando todas as garantias, em conformidade com os regulamentos de proteção de dados, bem como os restantes procedimentos internos da VG.

Em conformidade com o disposto no Regulamento UE 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) e na Lei n.º 58/2019, de 08 de agosto, sobre a Proteção de Dados Pessoais e garantia dos direitos digitais, informamos que os dados pessoais que nos fornece no âmbito do funcionamento do canal ético com a única finalidade de tratar e decidir sobre a admissão para tratamento da reclamação recebida no âmbito do canal de reclamações, procedendo à sua análise e instruindo os processos e realizando as ações adequadas. O tratamento baseia-se no cumprimento de uma missão de interesse público, em conformidade com as disposições da legislação aplicável e a garantia dos direitos digitais.

O denunciante é igualmente informado de que os dados recolhidos podem ser do conhecimento das seguintes pessoas:

1. O Gestor do Canal de Ética do VG, bem como o responsável pela proteção de dados e os membros do VG necessários para a aplicação de medidas disciplinares em conformidade com as disposições do presente Manual;
2. Se contratados para o efeito, os consultores jurídicos da VG, para desempenharem as tarefas necessárias no âmbito da investigação dos factos comunicados através do canal de ética; e
3. Autoridades administrativas ou judiciais, mediante pedido, em resultado de qualquer processo decorrente do objeto da queixa apresentada, bem como às pessoas envolvidas em qualquer investigação subsequente ou processo judicial instituído em resultado da investigação, com base no cumprimento das nossas obrigações legais.

Ao enviar informações através do canal ético, o denunciante garante que os dados pessoais fornecidos são verdadeiros, exactos, completos e actualizados. Qualquer alteração dos seus dados pessoais deve ser comunicada o mais rapidamente possível.

Os dados recolhidos e tratados no âmbito do canal de ética serão conservados durante o período de tempo necessário à investigação dos factos denunciados e, se for caso disso, durante o período adicional necessário para cumprir a normativa legal ou internas aplicáveis da VG. Este período não excederá três meses a partir da introdução dos dados no sistema, exceto no caso em que a finalidade da conservação seja deixar provas do funcionamento do próprio canal de ética ou que das medidas adoptadas derivem processos administrativos ou judiciais. Do mesmo modo, informa-se que, após o seu pedido de eliminação, os dados poderão ser bloqueados durante os períodos em que as reclamações ou acções realizadas pela organização possam dar lugar a qualquer tipo de responsabilidade.

Por fim, informamos que, a qualquer momento, tem a possibilidade de exercer os seus direitos de acesso, retificação, eliminação, limitação do tratamento e portabilidade dos seus dados pessoais. Informamos também que pode exercer o seu direito de oposição ao tratamento dos seus dados pessoais. Pode exercer estes direitos enviando uma comunicação para: o seguinte endereço eletrónico: dpo@vivagym.com

Se tiver alguma questão ou dúvida sobre o tratamento dos seus dados pessoais, contacte o
nosso responsável pela proteção de dados através do seguinte endereço eletrónico: dpo@vivagym.com.

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